Het schrijven van een goede definitie voor een woord is eigenlijk het hart van de lexicografische zaak.
In zekere zin is dat het moeilijkste en tijdrovendste deel van wat we hier doen. Het vereist:
Ons aller taalkennis is beperkt. Niemand spreekt zelfs maar zijn moedertaal zo perfect dat we van alle woorden alle mogelijke betekenissen kennen. Of soms kennen we een betekenis wel, maar realiseren we ons pas dat die bepaalde betekenis ook nog bestond, als we hem in een voorbeeld in gebruik zien. Een probleem daarbij is dat vele woorden in meerdere betekenissen gebruikt worden of -nog erger- zijn. Onder de vlag {{nld}} valt namelijk alle Nieuwnederlands sinds pakweg 1500 en in dat halve millennium zijn veel woorden qua betekenis verschoven.
Bedenk daarbij dat dit een gemeenschapsproject is. Dat betekent dat we elkaars beperkingen compenseren. Het is niet zo'n ramp als iets onvolledig is, omdat er altijd iemand anders kan langskomen die het aanvult of verbetert. In feite is heel WikiWoordenboek een werk-in-uitvoering en zal dat voor afzienbare tijd ook wel blijven. Het gaat dus meer om hoe 'volledigER' je iets maakt dan om iets 'volledig' maken. Dit betekent meteen dat het zeker geen slecht idee is van de knop "willekeurig woord" eens in te drukken om te zien of er iets aan te vullen valt.
Het is voor het schrijven van een goede definitie nodig te observeren hoe een woord gebruikt wordt. Daartoe zijn er twee mogelijkheden:
Vaak is het goed om eerst een aantal taaluitingen met hetzelfde woord erin te vergelijken en je dan af te vragen: wat hebben ze allemaal gemeen? Dat helpt vaak om een zinsnede te bedenken die ze allemaal samenvat. Dat is overigens niet altijd zo eenvoudig. Dat geldt vooral voor de zogeheten functiewoorden. Dit zijn bijv. modale bijwoorden - zoals "wel" en "eens" - die eerder een gemoedstoestand of een kleuring aanduiden dan dat ze echt één specifieke zaak aanduiden. In zo'n geval is het ook mogelijk een omschrijving van die kleuring te geven, zoals "drukt twijfel uit" of iets dergelijks.
Voorbeelden zijn vaak onontbeerlijk om de definitie goed te illustreren. Een goed voorbeeld van daadwerkelijk gebruik van het woord is een belangrijke ondersteuning van de definitie.
In het algemeen beperken we ons tot een enkel voorbeeld of hooguit twee, om het artikel niet te onoverzichtelijk te maken en gebruiken het sjabloon {{bijv-1}} ervoor. Van deze regel kan worden afgeweken als het te beschrijven woord in sterk uiteenlopende contexten wordt gebruikt, zoals bijv. op maatstaf, teneinde het gebruik zo goed mogelijk - dus van alle kanten - te beschrijven.
In de voorbeeldzin wordt het kernwoord - het woord dat op dezelfde pagina staat beschreven - altijd vet gemaakt.
Zeker bij een woord dat tot het verouderde taalgebruik behoort (zoals het Nederlandse dies) is een daadwerkelijk citaat met referentie een erg wenselijke zaak, om daarmee ook het tijdsdomein wat te verhelderen. Het heeft in het algemeen m.n. bij de wat langere citaten (meer dan 4-5 woorden) sterk de voorkeur altijd referenties te geven bij de voorbeeldzin - bijv. in de vorm van een verwijzing naar een website of googlebooks -, omdat er anders eventeel sprake zou kunnen zijn van een copyrightschending.
Veel (eigenlijk bijna alle) woorden hebben meerdere specifieke betekenissen ontwikkeld, die elk afzonderlijk in een bepaalde context gebruikt worden (een verschijnsel dat ook wel bekend staat als polysemie). Het woord "eenheid" betekent iets heel anders in een natuurkundige dan in een politieke context. Contextlabels zoals {{natuurkunde}} of {{politiek}} zijn daarom erg handig om aan te geven wat het woord in een bepaalde context betekent.
Vaak is het wel nuttig je af te vragen hoe het woord tot stand gekomen is en wat de oerbetekenis is, om een zo algemeen mogelijke definitie eerst te geven. We streven naar een optimale beschrijving, d.w.z. we trachten alle gebruik met zo weinig mogelijk definities toch geheel te dekken. Soms is dat lastig omdat het woord al lang niet meer in zijn oerbetekenis gebruikt wordt, maar alleen nog in een aantal verder geëvolueerde specifieke betekenissen. De kop {{-etym-}} kan dan vaak verheldering geven.
Een voorbeeld: het werkwoord "trekken" kan in de volgende drie zinnen gebruikt worden:
De eerste twee zouden best onder dezelfde definitie: "een kracht uitoefenen" samengevoegd kunnen worden. De laatste niet. Slechts twee definities zouden hier gerechtvaardigd zijn, of misschien zelfs slechts één (de eerste), met "van Drees trekken" als idiomatische uitdrukking (collocatie) onder de kop {{-expr-}}.
De definitie komt altijd achter een #-teken te staan, vlak onder het '''{{pn}}'''-sjabloon dat de lemmatitel herhaalt. De definitie is niet noodzakelijkerwijze een volledige volzin en wordt daarom niet met een hoofdletter begonnen of met een punt beëindigd.
De voorbeeldzin die er (meestal) op volgt is wel een volzin, begint dus wel met een hoofdletter en eindigt in een punt, vraagteken of uitroepteken. In de voorbeeldzin wordt het lemmawoord in vet weergegeven, zo mogelijk door herhaling van het '''{{pn}}'''-sjabloon.Een en ander gebeurt binnen het {{bijv-1}}-sjabloon, wat de hele zin in cursief zet.
Een synoniem is geen definitie, maar een synoniem en hoort onder de kop {{-syn-}} thuis. Bedenk een zinnetje of uitdrukking die omschrijft, niet een enkel woord. (En ja dat kan knap lastig zijn).
De lezer is niet blij ermee om van het kastje naar de muur gestuurd te worden. Als er onder "voetbal" staat: een bal gebruikt bij het voetballen en onder "voetballen" met een voetbal spelen is de lezer nog niet veel wijzer geworden. Er moet ergens een zinsnede staan die de betekenis in andere termen omschrijft.
Een enkel woord (lexeem) in een vreemde taal kan vaak met een enkel Nederlands woord vertaald worden, hoewel er ook daar problemen zijn omdat het betekenisgebied dat door het vreemde woord gedekt wordt zelden volledig overeenkomt met dat van het Nederlandse. Soms is het dus nodig om een korte nadere bepaling te geven om te voorkomen dat er onduidelijkheid ontstaat, soms is de toevoeging van een contextlabel voldoende om dat te bewerkstelligen. Als er echt geen overeenkomstig lexeem (vertaalequivalent) is in het Nederlands en er dus sprake is van een zogeheten "lexicaal gat" - dit is bijv. het geval bij het Engelse woord pith om de witte substantie onder de schil van citrusvruchten aan te duiden - kan het nodig zijn een volledige definitie te geven, maar dat is eerder uitzondering dan regel. Het fenomeen lexicaal gat doet zich overigens wel veel vaker voor bij talen die verder van het Nederlands af staan, maar de meeste van die talen zijn nog niet of nauwelijks beschreven op wikiwoordenboek (en daarbuiten).
Ook bij woorden in een vreemde taal is het erg verhelderend om een voorbeeldzin plus de vertaling ervan te geven (mbv. {{bijv-2}}), zeker als er problemen met betekenisoverlap bestaan. Uiteraard vergt dat de nodige talenkennis (d.w.z. van beide talen), maar het is vooral nuttig voor mensen die WikiWoordenboek willen gebruiken als hulp bij hun talenstudie. Voor het toevoegen van voorbeeldzinnen geldt hier hetzelfde als onder het kopje "Voorbeelden".